الهدف والحضور والخلافات.. تعرف على أسرار الاجتماعات الناجحة - البطريق نيوز

بعد ساعات من النقاشات، نخرج من قاعة الاجتماعات -أو شاشة افتراضية- بلا قرارات واضحة ولا مسؤوليات محددة ولا توقيتات للخطوة التالية. وغالبا ما تكون الأسباب نفسها كل مرة: اجتماعات بسبب العادة وليس الحاجة، جدول أعمال مكتظ، وعدد الحضور أكبر مما يلزم.

وربما تعكس هذه الصورة السلبية ما آلت إليه الاجتماعات في العديد من المؤسسات حاليا، والتي فقدت قيمتها الرئيسية من رفع كفاءة التنسيق وتسريع اتخاذ القرارات المهمة، وربما تحولت إلى مادة للتندر والسخرية بين فريق العمل.

وليست الأزمة في الاجتماعات ذاتها، بل في الطريق إليها، وهو الطريق الذي يحاول هذا التقرير رسم ملامحه والتوقف عند أبرز محطاته، لنصل إلى اجتماع ناجح وفعال.

الإعداد والتحضير

قبل أي لقاء، امنح نفسك نصف ساعة لترتيب الصورة الكاملة: ما السؤال الذي نريد حسمه تحديدا؟ وما الحد الأدنى من المعلومات التي يحتاجها الحضور كي يبدأ النقاش من النقطة الصحيحة؟

وفي حال تعدد بنود الاجتماع نطلب من مسؤول كل بند أن يكتب تمهيدا موجزا يوضح أين وصل العمل وما المطلوب تقريره وما الخيارات المتاحة. وحين نفعل ذلك ينتقل الاجتماع من تبادل مرهق للتفاصيل إلى نقاش مركز يبدأ من أرضية مشتركة.

هدف واحد قابل للقياس

الاجتماع ليس اللقاء الأخير والوحيد لفريق العمل، وليس هدفه الانتهاء من كل شيء. وحين نخلط تحديثات الحالة بالعصف الذهني واتخاذ القرار والتواصل العام، تفلت بوصلة الوقت وتصيب التخمة جداول الأعمال.

ولذا حدّد هدفا واحدا يمكن قياسه نهاية الجلسة، ثم انقل ما عداه إلى متابعات بالرسائل والمستندات ومقاطع الفيديو. وبهذه البساطة يبقى الاجتماع لما يحتاج رأيا جماعيا أو نقاشا عميقا.

قائمة حضور منتقاة

القيمة لا تأتي من ازدحام المقاعد بل دقة الاختيار. ويجب دعوة أصحاب القرار والتنفيذ فقط أو من يحمل معرفة لا غنى عنها، وأرسل لبقية الفريق ملخصا مركزا بعد اللقاء. ومع ضبط الأدوار منذ البداية (صاحب قرار/مستشار/منفّذ) تصبح المداخلات محددة والنتيجة أقرب للدقة، ويتحول الاجتماع من جلسة استماع إلى حزمة من القرارات المنضبطة.

إدارة الوقت بفعالية

إن تحديد الوقت لكل بند في جدول الأعمال بالغ الأهمية، ويمكن أن تستخدم ساعة توقف -أمام الجميع- لتتبع الوقت المخصص لكل بند. وإذا لاحظت أن النقاش يستغرق وقتا أطول مما هو مخطط له، فيمكنك إما اتخاذ قرار سريع أو ترحيل النقطة إلى اجتماع آخر أو لمتابعة لاحقة، وبهذه الطريقة تحافظ على تركيز الاجتماع ولا تخرج عن مساره، كما تحافظ على انتباه الحضور بشدة.

أسئلة توضيحية

إن 5 دقائق للأسئلة التوضيحية قد توفر ساعات طويلة من العمل بالاتجاه الخطأ. لذلك شجع الأسئلة التي تعيد صياغة المشكلة وتكشف الافتراضات، واعتبر الإجابة الجيدة استثمارا في جودة القرار لا إطالة للوقت.

تشجيع المشاركة الفعالة

الاجتماع ليس مسرحا للاستعراضات خصوصا من القيادات، بل فرصة الجميع للمشاركة، لذلك شجع أعضاء الفريق على التعبير عن أفكارهم بحرية، واطرح الأسئلة المفتوحة مثل: ما رأيكم في هذا؟ هل هناك طريقة أخرى لحل هذه المشكلة؟ وبهذه الطريقة، تتجاوز الاجتماعات مجرد تبادل المعلومات إلى توليد حلول مبتكرة.

التعامل مع الخلافات

الاختلاف في الآراء ليس مشكلة، بل هو جزء طبيعي من عملية اتخاذ القرار. وبدلا من تجاهل الخلافات، استخدمها فرصة للوصول إلى فهم أعمق، ولكن مع وضع قواعد أساسية لاحترام وجهات النظر المختلفة، وتركيز النقاش على البيانات والحقائق بدلا من الآراء الشخصية.

الاجتماع وقوفا

إذا كان الاجتماع قصيرا -لا يتجاوز 15 دقيقة- يمكنك عقده والجميع واقفون، وفي أي مكان، وليس شرطا في غرفة الاجتماعات المخصصة. وتضمن هذه الطريقة أن يكون النقاش سريعا ومركزا، حيث يمنع الوقوف فريق العمل من الاسترخاء أو الإسهاب في الحديث. 

نهاية حاسمة

لا تترك نهاية اللقاء للصدفة، خصص الدقائق الأخيرة لكتابة محضر ختامي يجيب عن أسئلة التنفيذ: ماذا تقرر؟ من المسؤول عن كل خطوة؟ متى موعد التسليم؟ وما الذي تم ترحيله وإلى متى؟ وأرسل الملخص أيضا بالبريد الإلكتروني. وتعتبر هذه الدقائق القليلة جسرا ينقلنا من الأقوال إلى الأفعال، ومن دونها تتراكم البنود في قائمة مؤجلات لا ينتبه إليها أحد، وربما تسبب انفجار أزمات وكوارث نتيجة التراكم وعدم الحسم.

تقييم ومراجعة

الهدف مما سبق ليس إلغاء الاجتماعات بل تقليل عددها ورفع كفاءتها، لذلك يفضل أن تراجع كل فترة الاجتماعات المتكررة والدورية، وتقرر ما يجب إلغاؤه وما يمكن دمجه، وما يفضل تحويله إلى آليات متابعة غير متزامنة.

إعلان